miércoles, 11 de abril de 2012

El manejo electrónico de documentos como herramienta de software para mejorar los procesos organizacionales.


La tecnología (apoyada por el activo más importante de la organización, que es el recurso humano) generalmente ofrece mejoras tangibles que, medidas en función al logro de objetivos, permite:

  • La generación y custodia de información digital mediante el uso de Herramientas de Gestión de Contenidos
  • La implementación de flujos de trabajo para optimizar la gestión de los documentos durante el ciclo de vida en la organización.
  • En general, reducción de costos en el papel, tiempos de respuesta cortos, optimización de los recursos y mejoras en los procesos.


Sabemos de antemano que decir: vamos a “automatizar” un proceso (realmente deberíamos decir procedimientos administrativos ya que rara vez automatizamos el proceso en su totalidad) e implementar la tecnología en las unidades organizativas no es suficiente para garantizar una mejora que se traduzca en ahorros, eficiencia y productividad.

El uso de la Tecnología de la Información y específicamente, la implementación de las herramientas de Gestión de Contenidos permite ofrecer en el mejor de los casos, cambios significativos en la forma como se gestionan los documentos y la manera como se toman las decisiones. ¿Pero cuando no ocurre esto?

En condiciones normales el personal de IT (Tecnologías de la Información) se encarga de abordar inicialmente un Proyecto de este tipo, que involucra la instalación de Bases de Datos de Contenidos para almacenar documentos electrónicos e implementar flujos de trabajos, también llamados WorkFlow y que se encargan de gestionar el ciclo de vida de los documentos.

Es fácil suponer que primero pensaríamos en: ¿Cuál herramienta de Software o aplicación informática podremos utilizar? Es algo parecido a cuando nos ofrecen de regalo un vehículo; en ese preciso momento pensamos en el que más nos agrada o nos llama la atención sin darle mucha importancia al tipo de vehículo, el ahorro de gasolina que posee, el uso que se le dará, etc.

En muchos casos, inclusive podríamos decir, que con una mejora a los procedimientos administrativos resolveríamos una gran cantidad de situaciones que inciden en los tiempos de respuesta y evitan que exista una optimización de los recursos de la organización.

De este modo es conveniente asegurarse, mediante un modelo conceptual y análisis de los requerimientos que los habilitadores tecnológicos ofrezcan mejoras concretas a los procedimientos administrativos y aseguren una mejora funcional a los procesos organizacionales existentes.



Las primeras 4 causas probables de implementación seguramente son muy conocidas para nosotros (volumen, ubicación, valoración y dinero) y las hemos analizado a la hora de llevar a cabo un Proyecto que involucra el Manejo Electrónico de los Documentos, pero ¿Qué pasa con la causa número 5 que hemos denominado Sentido Común?

Si logramos determinar de manera cuantitativa y con cifras concretas los aspectos asociados a la implementación de un Manejador de Contenidos y Flujos de Trabajo que efectivamente contribuyen a la “mejora de procesos” estaremos determinando por anticipado el éxito que debería tener nuestro Proyecto de Gestión Documental.

Hay que recordar la razón por la cual producimos información si conocemos que hacerlo posee un costo asociado y es precisamente el supuesto de esperar un beneficio en contraposición.

¡Preguntar antes que recomendar!

En muy pocos casos tendremos la suerte de aplicar habilitadores tecnológicos en una Empresa que esté iniciando sus operaciones. Es necesario recordar que el especialista de informática debe realizar un análisis de requerimiento previo a cualquier implantación tecnológica y responder preguntas tales como:

            ¿Por qué se hacen las cosas de esa manera?

La regla de oro del analista de requerimientos probablemente sea: evitar suponer cosas, investigar a profundidad y documentarlo todo!... Luego habrá tiempo para el análisis y las recomendaciones.

Así pues, con la finalidad de gestionar el conocimiento de la organización preservado en los documentos y archivos digitales, es necesario identificar y documentar los siguientes elementos:

  • Los procesos del negocio.
  • La tipología documental que se utiliza en cada proceso del negocio.
  • Los metadatos útiles para la identificación y búsqueda de los documentos
  • La organización de los documentos de manera natural dentro del proceso.
  • Los flujos de trabajo asociados a cada tipo documental.

Para más información www.lagestiondocumental.com


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